ÖAW - Wir entdecken Zukunft
Als zentrale außeruniversitäre Einrichtung für Wissenschaft und Forschung hat die Österreichische Akademie der Wissenschaften - ÖAW die Aufgabe, „die Wissenschaft in jeder Hinsicht zu fördern“. 1847 als Gelehrtengesellschaft gegründet, steht sie mit ihren heute über 760 Mitgliedern sowie rund 1.800 Mitarbeitenden für innovative Grundlagenforschung, interdisziplinären Wissensaustausch und die Vermittlung neuer Erkenntnisse. Weltweit initiiert und pflegt die ÖAW Partnerschaften und vertritt Österreich in internationalen wissenschaftlichen Organisationen, sie kooperiert mit zahlreichen Institutionen im Wissenschaftsbereich, um die Forschungslandschaft aktiv mitzugestalten.
PA-Admin Senior (w/m/x)
Job ID: ZVHR087ADM126
An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften - ÖAW, der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist in der Personalabteilung die Position als
PA-Admin Senior (w/m/x) zu besetzen.
(Vollzeit)
Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratung für administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfung von Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräften im Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmung zu allen Personalmaßnahmen
- Information des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
Ihr Profil
- Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mit HR-Schwerpunkt
- Prüfung zur Personalverrechnung von Vorteil
- Mehrjährige Berufserfahrung in der HR-Administration in einer vergleichbaren Position
- Fundiertes Verständnis für Prozesse und Digitalisierung
- Gute Kenntnisse im österreichischen Arbeitsrecht
- Hervorragender Umgang mit MS Office
- Erfahrung mit HR-Systemen (z. B. SAP HCM, DPW, LGV+) von Vorteil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Teamorientiertes Handeln mit Hands-On Mentalität
- Sorgfältige, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit gutem Zeitmanagement
Unser Angebot
- Abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer der traditionsreichsten und zugleich dynamischsten wissenschaftlichen Einrichtungen Österreichs
- Arbeitsort in zentraler Innenstadtlage mit flexibler Gleitzeitregelung
- Home-Office-Möglichkeit
Für diese Position ist laut ÖAW-Kollektivvertrag ein monatliches Mindestgehalt in Höhe € 3770,55 (Vollzeitbasis) gemäß dem Kollektivvertrag der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW). Bei Teilzeitbeschäftigung erfolgt eine aliquote Anpassung entsprechend dem vereinbarten Stundenausmaß.
Darüber hinaus bieten wir eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
Es ist für Sie selbstverständlich, sorgfältig und termingerecht zu arbeiten, dabei die nötige Eigenständigkeit bei Ihren Aufgaben einzubringen und mit Ihrer positiven Art die Abteilung professionell nach allen Seiten zu vertreten? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung inkl. CV, Motivationsschreiben und Dienstzeugnissen bis zum 20.08.2026.
Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) verfolgt eine diskriminierungsfreie Beschäftigungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit sowie Vielfalt. Insbesondere Personen aus unterrepräsentierten Gruppen werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.
Kontakt
Jovana Stankovic | Jovana.Stankovic@oeaw.ac.at
Zentrale Verwaltung | 1010 Wien, Österreich
Österreichische Akademie der Wissenschaften | Austrian Academy of Sciences | https://www.oeaw.ac.at/
